viernes, 24 de marzo de 2017

Organizar la cajonera de nuestro Despacho

Tener todo sumamente ordenado se antoja muy importante a la hora de trabajar en la oficina. De lo contrario, nos sentiremos en un ambiente incómodo y caótico, algo que puede repercutir negativamente en nuestra productividad.


La mayoría de veces las usamos exclusivamente para guardar todo tipo de utensilios que unos minutos después nos olvidamos dónde los hemos dejado. Y claro, la siguiente vez que verdaderamente los necesitemos, no recordaremos el lugar exacto de dónde los hemos dejado.


Pues si es así, te recomendamos que pongas toda tu atención al siguiente artículo. ¡Seguro que te será de mucha utilidad!

Si divides por zonas, todo será más sencillo


Es normal que con todo el estrés diario en tu despacho, no tengas mucho tiempo en pensar el lugar exacto donde vas a dejar cualquier utensilio de  oficina. Sin embargo, te decimos que solo vas a necesitar cinco minutos para organizar la disposición de cualquiera de ellos.

Incluso es buena idea que cada cajón esté separado por el uso de cada uno de los objetos que uses durante tu día a día. Por ejemplo, en uno de ellos puedes guardar todos los utensilios de papelería como tijeras, grapadoras, bolígrafos o rotuladores. De esta forma, cuando tengas que hacer uso de ellos, siempre sabrás dónde están y no tendrás que pedírselos prestados a nadie.
  

Pon lo que más uses en los cajones superiores

Hay objetos que siempre usaremos mucho más que otros durante el día a día en nuestra oficina. Esto suele ocurrir mucho con documentos o papeles que contienen información muy importante sobre nuestro servicio o producto en general. Objetos como grapadoras, clips, etc.

Por esta razón, lo mejor es dejar todas estas cosas en los primeros cajones de tu escritorio para que así siempre tengas la certeza de que los vas a tener disponibles cuando verdaderamente los necesites.

Por recomendamos que dejes los primeros cajones para todo aquello que se utilice con mucha más frecuencia,  y los cajones más inferiores para esos otros utensilios que se usan más de vez en cuando. 

Así que dedica tan solo diez minutos de tu tiempo a pensar muy detenidamente dónde vas a guardar cada uno de los objetos que más utilizas.

Elimina todo aquello que no utilices


Por el mero paso del tiempo, seguro que vas acumulado todo tipo de objetos en tu escritorio. Lo peor de todo es que apenas tienes tiempo para buscarles un sitio mejor y seguro que cuando llega el viernes, los coges y los metes de cualquier manera en cualquiera de los cajones de tu cajonera. Esto está muy bien para quitarte de problemas al principio y no estar buscando un sitio para cada cosa.

Sin embargo, a largo plazo es recomendable que hagas una limpieza general de todo aquello que ya no te es útil. Como ya os hemos comentado al principio del artículo, es muy importante que cierto orden esté presente en tu oficina. De lo contrario, vas a agobiarte o distraerte con objetos que no tienen nada que ver con tu actividad profesional.

¿Y cómo podemos hacer toda esta limpieza? Pues de manera muy sencilla. Tan solo tienes que ir separando todos aquellos objetos de tres maneras distintas. Primero deben ir los que más utilizas. Los puedes guardar (como recomendación) en los primeros cajones con el objetivo de tenerlos siempre a mano). 

A continuación, los que se utilizan menos o muy de vez en cuando, los puedes guardar en otras cajoneras e incluso en cajas más grandes para después guardarlas en cualquier armario de oficina. Por último, tan solo tienes que deshacerte de absolutamente TODO que estás seguro que no vas a utilizar más y están obsoletos. De esta forma, seguro que ganarás en orden y espacio en el resto de tu oficina.

Debes cuidar de tus papeles y documentos


Hay documentos que pueden llegar a ser realmente relevantes. Por esta razón, es muy importante que les des espacio y lugar que se merecen en una zona especial de tu escritorio o en cualquiera de tus cajones. Si te dedicas a guardarlos directamente con cualquiera de tus utensilios de despacho, estos pueden estropearse y quedar completamente inutilizables, algo que puede hacer que tengas que volver a imprimirlos o pedirlos a ese cliente que ya te los envió.

Por esta razón, lo mejor es que los documentos más importantes, los guardes siempre en los típicos estantes que se ponen simplemente encima de cualquier escritorio. En este lugar siempre los tendrás a mano y no sufrirán ningún desperfecto o si la cajonera dispone de un cajón ara carpetas colgantes, mejor todavía.

Así mismo, también existen archivadores que se pueden montar directamente en la cajonera de tu oficina. De esta forma, puedes destinar un cajón para tus papeles más importantes sin necesidad de tener que mezclar con otros objetos. Como habrás comprobado, existen multitudes de posibilidades que seguro que se ajustarán a tus necesidades.

En definitiva, con estos consejos,  tanto tu cajonera como todo tu despacho general, van a estar mucho más ordenados. Puede que al principio sea algo tedioso buscarle a cada cosa su sitio, pero seguro que después te reportará muchos más beneficios de lo que crees.

Para solicitar más información, sólo tienes que llamar al
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domingo, 12 de marzo de 2017

Configuraciones para salas de Reuniones



A la hora de hacer negocios, se antoja muy importante tener una buena sala de reuniones donde podamos cerrar cualquier acuerdo de manera más cómoda y efectiva. Sin embargo, todavía existen muchas Empresas que no saben cómo configurar esta parte de la oficina que en ocasiones se tiende a abandonar por falta de ideas o presupuesto. Vamos a sugerir las más habituales.

Configuración en grupo

 

Esta es sin duda una de las configuraciones más utilizadas.

De  esta forma, todos los asistentes a la reunión están de cara al orador principal promoviendo así la creatividad y el trabajo en equipo entre todos los integrantes de vuestra oficina o despacho.

Esta configuración se utiliza sobre todo para la enseñanza, y formación. También es recomendable a la hora de presentación de documentos de manera masiva, debates, negociaciones o simplemente intercambio de opiniones.

Por otro lado, esta configuración para vuestra oficina también permite el uso de proyectores, pizarras, ordenador y videoconferencia donde todo el mundo quedará al tanto de todo lo que ocurre en esta reunión.

Una vez que elijas cómo vas a disponer toda esta zona, te recomendamos que para esta configuración uses unos escritorios bastante amplios, de una altura media y sin apenas objetos encima para que así la concentración en la reunión sea plena.

Configuración en mesas circulares



Como norma general, se suelen sentar como máximo siete u ocho personas en una misma mesa o escritorio de forma que todos los integrantes puedan interactuar. 

También se puede disponer en forma de media luna con el fin de que nadie dé la espalda a las demás personas. 

Esta es una configuración para reuniones más reducidas e íntimas donde se quieran estrechar lazos entre todos los integrantes de la oficina. 

También se pueden instalar pizarras, proyectores o equipos de música si la ocasión lo requiriese. 

Configuración en forma de V


Otra de las configuraciones más usadas para la educación, formación o presentación de proyectos. Se caracteriza por ser más productiva que otras ya que las sillas están organizadas en filas con forma de “V”. 

En el centro hay un pasillo donde al final hay una mesa de escritorio para el orador.

Así mismo, gracias a esta configuración hay un mejor contacto visual entre el presentador y los demás integrantes de la oficina. Es como una especie de “aula” que fomenta la unidad entre todos y donde la participación es mucho más efectiva. 

También permite la instalación de ordenador, proyector y diapositivas si la ocasión lo requiere. Aunque como consejo, hay que tener cuidado con los cables y demás artilugios electrónicos, ya que pueden entorpecer el paso por el pasillo central.

Por esta razón, se aconseja que para esta configuración, la sala de reuniones de tu oficina sea lo suficiente amplia para que así todos sus integrantes se sientan mucho más cómodos

Configuración teatro


Se trata simplemente de una configuración en filas mirando hacia un escenario y sin ningún tipo de mesa o escritorio. ¿Y para qué sirve esta disposición en la sala de juntas de una oficina?  Pues sobre todo para seminarios, presentaciones cortas, sesiones de preguntas y respuestas de o incluso cualquier taller de trabajo.


Sería recomendable que el presentador estuviese en una plataforma más elevada para que así todos los oyentes puedan verlo y escucharlo mejor. Así mismo, en esta zona, no estaría de más que hubiese una buena mesa y silla de escritorio por si en algún momento hay que apoyar un ordenador, portátil, documentos o cualquier tipo de diapositiva.


Por último, una de las grandes bazas de esta configuración, es que apenas necesita de mucha preparación previa. Si en tu oficina o despacho tenéis una sala que apenas usáis, siempre podéis empezar a darle un uso para hacer un lugar de reunión donde compartir ideas y sugerencias entre todos los estamentos de vuestra empresa o negocio. Y creed que con esta configuración será mucho más  fácil.

Configuración en forma de U


Si lo que buscas es una configuración donde promover el debate entre todos los integrantes de la sala, esta es sin lugar a dudas tu configuración. Aquí todos los participantes podrán tener contacto visual con los demás, promoviendo así un debate e intercambio de ideas durante todo el tiempo que dure la reunión.


Esa configuración es ideal también para simplemente para atajar cualquier crisis que se entre cualquiera de los integrantes de la oficina. Permitirá ponerlos “cara a cara” y así poder saber cuál es la raíz del problema.  También permite el uso de pizarras, videoconferencias, ordenadores y equipos de sonido en caso de que fuera necesario “amenizar” la situación.


En definitiva, estas son solo algunas de las configuraciones que puedes usar en tu oficina. Como comprenderás hay muchas más. Lo bueno es que siempre puedes modificar la sala de reuniones a tu gusto y disponer de las mesas y sillas o cualquier mobiliario de oficina completamente a tu gusto.

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miércoles, 1 de marzo de 2017

Ventajas de tener en la oficina un Archivador, Armario y Cajonera



Son muchas las Empresas que a la hora de montar una oficina solo se  fijan en el escritorio o silla para su despacho. Sin embargo, no se dan cuenta que otros elementos como las cajoneras, armarios o archivadores son mobiliario de oficina que les puede hacer la vida mucho más fácil.

Ahorrarás Espacio y tiempo

Esto es algo que mucha gente pasa por alto, sobre todo cuando comienza una nueva actividad laboral en cualquier oficina. Pero el simple hecho de instalar una cajonera o armario al lado de nuestro escritorio, nos puede ahorrar muchísimo espacio a nuestro alrededor.

Ponte en situación. Imagina que eres una persona que trabaja con decenas de documentos cada día, pero no sabe qué hacer cuando termina con cualquiera de ellos. Seguro que muchos de vosotros los dejáis sobre vuestro escritorio de oficina, en una pila que va aumentando día sí, día también.

Por ello, es recomendable instalar una cajonera o archivador, de esta manera cuando necesites cogerlo de tu cajonera, siempre tendrás la certeza de que lo tienes completamente disponible.

Así mismo, esto te evitará perder ese preciado tiempo que malgastas cuando olvidas donde está cualquier cosa.

¿Quién no se ha rebanado los sesos en alguna ocasión pensando y pensado donde dejó algo que supuesta mente estaba encima del escritorio pero que ahora no se encuentra ahí? Seguro que miles de veces.

Todo estará mucho más accesible

Seguro que muchos de vosotros os habéis encontrado alguna vez algo agobiados por la cantidad de objetos y papeles que os rodean en vuestro despacho. Por esta razón, cuando pase un tiempo, no vas a tener otra  opción que instalar cualquiera de estos armarios o cajoneras en tu oficina si no quieres trabajar en un desorden diario.

Puedes estar muy seguro que este mobiliario te ahorrará muchos quebraderos de cabeza. Y es que, el mero hecho de saber que ese objeto o documento siempre va a estar ahí cuando lo necesites, te va a aportar una tranquilidad total y absoluta.

Lo mejor de todo es que existe un amplio catálogo de cajoneras y armarios de oficina de todos los tamaños disponibles.

Tan solo tienes que saber las medidas exactas para ver si encajan bien en tu espacio. Después, sólo tienes que elegir el color que más te gusta y ponerlo en tu despacho para empezar a disfrutarlo desde el primer día.



Evitarán distracciones, desorden o tropiezos

Si dispones de una oficina de pequeña, seguro que alguna vez te has tropezado con cajas, cables, bicicletas de tus compañeros o cualquier objeto que esté relacionado con tu despacho. ¿Qué puedes hacer ante esta situación? ¿Te deshaces de todo? Pues claramente no.

Lo que si puedes es hacer un buen uso de cualquier armario o cajonera de oficina, por pequeña que sea. Ni te imaginas la cantidad de espacio que este mobiliario te puede llegar a ofrecer. En el caso de los archivadores, puedes meter miles y miles de documentos y ordenados alfabéticamente si así lo estimas necesario. Como ves, las posibilidades son infinitas y seguro que te van hacer la vida mucho más fácil.

Por otro lado, si tienes todo tipo de cables de ordenador alrededor tuyo, siempre tienes la opción de ponerlos por detrás de los muebles de oficina como estos con el objetivo de evitar futuros tropiezos en cualquier zona de tu despacho. Encima, si los dejas fuera de la vista de cualquier persona, hará que tu lugar de trabajo tengo un aspecto mucho más ordenado y profesional.


Le dará presencia profesional a tu oficina

A la hora de montar tu oficina, seguro que te riges por ciertos aspectos estéticos y corporativos que estén relacionados con tu empresa. Aunque sobre gustos “no hay nada escrito” siempre es bueno que toda tu oficina mantenga un orden uniformado en cuestiones de espacio y color.

Ten por seguro que esto es algo que agradecerás a largo plazo, ya que cuando recibas a cualquier persona o cliente en tu despacho interesado en tus servicios o productos, se dará cuenta que toda tu oficina “irradia” una imagen totalmente profesional. Y esto se puede traducir en beneficios tanto para ti como para tu empresa.





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